Die Verordnung des eidg. Finanzdepartementes über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (EIDI-V) schreibt die elektronische Langzeit-Archivierung und damit die
Aufbewahrungspflicht vor.

Problemstellung: Sie nutzen die elektronische Rechnungsverarbeitung und müssen zur
digitalen Archivierung ein elektronisches Langzeit-Archiv zur Verfügung haben.

Lösung: B2Bnet archiviert für Sie alle Daten der elektronischen Rechnungen gemäss EIDI-V. Via Recherche-Software haben Sie immer Zugriff auf Ihr Online-Archiv für das Suchen und Anzeigen Ihrer Rechnungsdaten.

Bei der digitalen Archivierung wird für jede Rechnung ein Archivsatz erzeugt, der sich aus
folgenden Elementen zusammensetzt

Originalrechnung: Das Original der Rechnung ist exakt der Datenbestand, der vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger gesendet wurde. Diese Originalrechnung ist signiert und damit unveränderlich abgespeichert. Damit stellen diese Daten den Urbeleg dar.
Visualisierte Rechnung: Da die Daten elektronisch versandt werden, ist es schwierig, diese zu lesen. Daher werden diese Daten in ein leicht lesbares Format, welches einer gedruckten Rechnung entspricht, umgewandelt. Die Ablage dieser Visualisierung erfolgt normalerweise als PDF.
Digitale Signatur: Elektronische Rechnungen sind steuerlich nur dann relevant, wenn eine elektronische bzw. digitale Signatur zu diesen vorliegt. Diese Informationen werden in den Signaturdaten abgelegt. Mit Hilfe dieser Daten kann nachgewiesen werden, dass die Originaldaten unverändert sind und genau in dieser Form an den Rechnungsempfänger abgesandt wurden. Weiterhin werden in den Signaturdaten Informationen bezüglich des verwendeten Zertifikates gespeichert, die es ermöglichen, dieses automatisch zu prüfen.
Indexwerte: In den Indexwerten werden die Werte abgelegt, welche bei der Anlieferung zur Indizierung des Objektes verwendet wurden. Damit erfolgt der Nachweis der korrekten Indizierung.
Verarbeitungsprotokoll: Beginnend von der Verarbeitung der Daten aus dem ERP-System müssen alle Schritte protokolliert werden. Diese Schritte werden in einem Verarbeitungsprotokoll erfasst und abgespeichert. Dieses Protokoll ist ebenfalls Teil eines Archivobjektes.
Zugriffsprotokoll: Nach Vorgabe des Gesetzgebers müssen alle Zugriffe auf ein Objekt nachvollziehbar sein. Dazu wird im Archiv über jeden Zugriff ein Protokolleintrag erstellt. Dieses Protokoll kann jederzeit eingesehen werden.

Alle Elemente des Archivsatzes können einzeln betrachtet und ausgewertet werden. Weiter ist es möglich, diese Objekte einzeln zur eigenen Auswertung auf den Rechner des Nutzers zu laden.

Die von B2Bnet offerierte elektronische Rechnungsarchivierung ist durchgängig
rechtskonform in Sinne der MWSt und EIDI-V.

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Archiv-CD oder elektronisches Archiv?

Archivdaten müssen für eine MWST-Revision fünf Jahre, und für eine Geschäftsbücher Revision zehn Jahre dem Revisor zur Verfügung stehen.
Bei der Archivierung auf CD oder DVD ist zu beachten, dass Datenträger periodisch erneuert werden müssen, was mit dem elektronischen Archiv entfällt. Zudem muss sichergestellt werden, dass für die gesamte Archvidauer entsprechende Software für das Anzeigen der Archiv Daten zur Verfügung gehalten werden muss.

Wir wird das elektronische Archiv revidiert?

Der Revisionsprozess wird von der ESTV wie folgt vorgeschrieben: Der Revisor erhält den zu revidierenden Auszug aus dem Archiv als Datei. Der Revisor erstellt aus jeder zu revidierenden Rechnung ein lesbares PDF und berechnet aus jeder zu revidierenden Rechnung die digitale Signatur neu. Somit benötigt der Revisor zum Zeitpunkt der Revision die Zertifikate und den Signaturalgorithmus, welche zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung gültig waren.

B2Bnet stellt dem Revisor die notwendigen Werkzeuge zur Revision zur Verfügung. Somit sind die Archivkunden von B2Bnet sicher, dass sie keine Probleme bei der MWST- oder Geschäftsbücher- Revision haben werden.